如何开始

相信正看这篇文章的人都办过各种大小的活动,在网上搜索资源时,发现了这篇文章,想要解决你关于在澳洲承办或是举办活动的问题。
根据以往活动的经验,毋庸置疑的,好的活动规划可以避免后续很多不必要的问题。所以先问问自己,是不是已经有活动规划,及工作时间表。如果还有没有,可以参考下面几个要素来拟定。

活动规划

你要先确定下面几个重要的项目:

  1. 活动时间
  2. 活动地点
  3. 参加人数
  4. 活动经费

工作时间表

依照活动规模,需要1-3个月时间来筹办。大致的时间表如下:

  1. 确定活动时间(如果VIP人数多,日期可能会不断的有变化…)
  2. 寻找活动场地(澳洲活动的场地选项比起国内或是台湾要少得多)
  3. 发送邀请函RSVP
  4. 大型制作物确稿制作
  5. 表演项目挑选
  6. 舞台设计
  7. 场地AV
  8. 发送活动提醒通知

有了大概的时间表之后,我们可以开始评估是要自己承办,还是要委托公关公司来执行。最重要决定因素在于,是不是有充裕的时间,以及人力。

自己办

  1. 成立活动小组
  2. 工作分配
  3. 工作进度表
  4. 预定场地(头款)
  5. 餐点酒水规划
  6. 预算规划
  7. 每周进度会议(活动前期)
  8. 工作进度检查(确认项目准时)
  9. 计划更新
  10. 修改更新预算
  11. 彩排
  12. 尾款

别人办

如果你的公司在澳洲没有分部或是分公司,我们建议还是找公关公司承办或是协办。在澳洲没有活动经验,很有可能会找不到适合的窗口,或是因为文化或是语言的隔阂,产生不必要的问题,活动很有可能就耽搁了。

找公关 活动公司

如果决定要找公关公司,可以先跟之前在澳洲办过活动的朋友,或是同行询问,在网络上使用关键字搜索。要怎么筛选找到的这些名单和搜索结果呢?你可以参考下面几个方向:

  1. 是不是正规公司?登记注册?
  2. 官方网站?正式的邮箱?
  3. 是否有相关活动经验?

澳洲的正规公司,都会有ABN(Australian Business Number),就跟中国公司的营业执照号一样。你可以用这个号码找到公司成立的时间,登记种类,公司的邮政编码等等的信息。ABN 注册的名字,跟活动公司的名字相符吗?还是登记作为其他的公司?如果活动公司登记名称是跟活动八竿子打不着关系,那您可以把这间公司在名单上剔除了~

接下来就是检验你选择的活动公司,是不是有官方网站,有没有正式的邮箱号。一个公司的网站,是这个公司的门面,如果网站的设计过时,信息已经很久没有更新了,那你敢把活动交给他们吗?一个不在乎自己门面的公关公司,很有可能也不会在乎你活动的门面。

还有一个很好检验公关公司专业程度的方式,就是看看他们的邮箱地址。如果你的专员使用的是 Hotmail, Gmail, QQ, Yahoo 等等类似的免费邮箱服务,那你也需要提高警觉,正规的公司都会有正规的邮箱,免费邮箱很有可能说明了,这间公司是小公司,更有可能就是个皮箱公司,可能只有一人作业。

如果都通过了上面的检验,可以在对方的官方网站上看过去的活动案例,或是请公关公司提供相关的活动简报。也许有很多活动碍于公司或是活动的性质,照片或是案例无法公开,但是案例报告的简报,在不公开的情况下,是可以让你参考的。

询价及比价

当你好不容易筛选之后,有了最后几家公关公司,你下一步可以跟他们要一份简单的活动规划及报价。关于活动规划及报价的部分可以参考下面几个重点:

  1. 提案是否仔细?合乎活动需求?
  2. 报价项目是否仔细?制作项目的收据?
  3. 是否能及时回复客户需求?
  4. 是否有专案经理?
  5. 清楚的付款计划

恭喜你,经过这样的步骤之后,应该可以找的合适的公关公司。

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